KSeF dla kogo i jak opłacać faktury, najczęstsze pytania

Tak, połączenie z KSeF wymaga uwierzytelnienia tokenem albo certyfikatem KSeF. Zaloguj się do KSeF jako osoba uprawniona do działania w imieniu firmy, wygeneruj token z uprawnieniem do odbierania faktur zakupowych, wklej go w ustawieniach połączenia dla swojego NIP w Oplacasz i zapisz. Od tej chwili pobieramy faktury zakupowe co 15 minut. Token możesz w każdej chwili unieważnić w KSeF, a opis połączenia znajdziesz na stronie integracja z KSeF.

Nie. Oplacasz przygotowuje paczkę przelewów do importu w Twoim banku, a przelew zatwierdzasz w bankowości firmowej. Pieniądze nie przechodzą przez nas, nie mamy dostępu do Twojego konta bankowego ani do danych logowania do banku.

Faktury zagraniczne, faktury w PDF i skany dodajesz do tej samej listy co faktury z KSeF. Odczytujemy z nich dane, a dalej przechodzą tę samą akceptację, kontrolę rachunku i trafiają do tej samej paczki przelewów. Faktury z PDF i ze skanu wliczają się do limitu faktur kosztowych w okresie rozliczeniowym. Więcej opisuje strona faktury zakupowe z KSeF.

Przed płatnością sprawdzamy rachunek kontrahenta w publicznym API Ministerstwa Finansów dla NIP, numeru rachunku i daty płatności. Przy fakturze zapisujemy wynik, datę sprawdzenia i identyfikator zapytania. To ślad na wypadek kontroli, bo płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu grozi utratą kosztu podatkowego (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT) i solidarną odpowiedzialnością za VAT (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Opis znajdziesz na stronie biała lista VAT.

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy, gdy kwota brutto faktury wynosi powyżej 15 000 zł, a faktura obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku 15 do ustawy o VAT. Oplacasz sprawdza kwotę i pozycje faktury, oznacza obowiązek MPP i przygotowuje przelew w formacie podzielonej płatności z komunikatem przelewu VAT. Zasady opisuje strona split payment.

Paczkę przygotowujemy w formacie Elixir-0 oraz w formatach CSV i XML według dokumentacji importu banku. Dostępne są formaty dla PKO BP, Pekao, mBank, Santander i ING, a Elixir-0 jest formatem uniwersalnym, który przyjmuje większość systemów bankowości firmowej. Plik wgrywasz w swoim banku i tam zatwierdzasz przelewy.

Tak, w każdej chwili. Zmiana planu i rezygnacja obowiązują od następnego okresu rozliczeniowego. Za bieżący okres nie zwracamy opłaty, a do jego końca korzystasz z obecnego planu. Ceny i limity planów znajdziesz w cenniku.

Tak. Plan Grupa obsługuje do 10 NIP w jednym koncie, więc biuro pobiera faktury kosztowe dla wielu klientów i przygotowuje im paczki przelewów do zatwierdzenia. Role i uprawnienia ustawiasz na poziomie spółki i działu. Powyżej 10 NIP przygotowujemy wycenę indywidualną, a szczegóły opisuje strona dla biur rachunkowych.

Faktury i dane konta przechowujemy w infrastrukturze serwerowej dostawców usług hostingu, którzy przetwarzają je wyłącznie w celu świadczenia usługi. Dostęp do faktur mają użytkownicy Twojego konta zgodnie z przypisanymi rolami. Nie udostępniamy faktur innym firmom. Plan Grupa obejmuje umowę powierzenia przetwarzania danych, a zasady opisuje polityka prywatności.

KSeF jest Krajowym Systemem e-Faktur prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje podatników w terminach wynikających z ustawy o VAT i harmonogramu wdrożenia. Po stronie kosztów oznacza to, że faktury od kontrahentów przychodzą do Ciebie przez KSeF, a nie mailem, więc ktoś musi je stamtąd pobierać. Oplacasz robi to za Ciebie co 15 minut.

Nie. Faktura ustrukturyzowana to plik XML w schemacie FA(3), w którym dane faktury są zapisane w polach czytanych maszynowo. PDF jest co najwyżej wizualizacją takiego pliku. Oplacasz czyta XML wprost, bierze z niego kwotę, rachunek i numer KSeF i na tej podstawie układa przelew. Temat rozwija wpis faktura ustrukturyzowana.

Oplacasz obsługuje faktury kosztowe firmy, czyli te, które firma otrzymuje i opłaca. Faktury wystawiane konsumentom dotyczą sprzedaży, a nie kosztów, więc nie są w zakresie produktu. Zasady KSeF dla osób fizycznych opisuje wpis KSeF a faktury dla osób fizycznych.

W planach Firma i Grupa ustawiasz akceptację wieloetapową według kwoty, działu i kontrahenta, na przykład faktury powyżej 5 000 zł zatwierdza dyrektor. Kierownik działu zatwierdza koszty swojego działu w aplikacji w telefonie, bez maili z PDF. Każda faktura ma ślad: kto ją pobrał, kto zatwierdził, kiedy sprawdzono białą listę i kto wyeksportował paczkę. Plan Start ma konta dla dwóch osób i nie ma akceptacji wieloetapowej. Zobacz akceptacja faktur.

Paczka to plik do importu w bankowości firmowej. Każdy przelew ma odbiorcę, rachunek, kwotę, tytuł z numerem faktury i numerem KSeF, status białej listy oraz oznaczenie MPP. Pobierasz plik, wgrywasz go w banku, sprawdzasz zestawienie i zatwierdzasz przelewy. Formaty i import opisuje strona paczka przelewów.

Tak. Dostęp do konta wymaga logowania kodem wysłanym na e-mail, uprawnienia zależą od roli użytkownika, a dane połączenia z KSeF są szyfrowane. Plan Grupa dodaje logowanie jednokrotne SSO, role na poziomie spółki i działu oraz pełny dziennik zdarzeń z eksportem. Szczegóły opisuje strona KSeF API i bezpieczeństwo danych.

Tak, w planach Firma i Grupa. Duplikatem jest faktura z tym samym numerem KSeF albo z tą samą kwotą i tym samym kontrahentem. Oplacasz ostrzega też, gdy kontrahent zmienia rachunek bankowy, żeby podwójna płatność albo przelew na podmieniony rachunek nie przeszły niezauważone.