KSeF faktury zakupowe pobrane i gotowe do zapłaty
KSeF faktury zakupowe to faktury od kontrahentów w formacie XML FA(3), które Oplacasz pobiera na Twój NIP co 15 minut i przygotowuje do zapłaty. Z jednej faktury powstaje pozycja przelewu z kwotą, rachunkiem, terminem i oznaczeniem split payment, a całość trafia do paczki w formacie Elixir-0 albo CSV. Plan Start za 199 zł netto miesięcznie obejmuje do 100 faktur kosztowych w okresie rozliczeniowym.
Połączenie z KSeF i pobieranie co 15 minut
Łączysz konto z KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF, a od tej chwili nowe faktury zakupowe wystawione na Twój NIP pojawiają się w kolejce kosztów. Każda faktura zachowuje numer KSeF, dane sprzedawcy, kwoty, termin płatności i rachunek.
- Pobieranie odbywa się co 15 minut, bez wgrywania plików.
- Faktura XML jest wyświetlana jako czytelny dokument, a nie jako kod.
- Korekty trafiają do tej samej kolejki i są powiązane z fakturą pierwotną.
Szczegóły połączenia opisaliśmy w części o odbieraniu faktur z KSeF.
Co z fakturami, których nie ma w KSeF
Nie każda faktura kosztowa przechodzi przez KSeF. Faktury od dostawców zagranicznych, faktury wystawione poza systemem w przypadkach przewidzianych przepisami oraz dokumenty w PDF wczytujesz do konta jako plik albo skan.
Dane odczytywane są z dokumentu, a Ty je potwierdzasz. Dalej faktura idzie tą samą drogą co faktura z KSeF: akceptacja, kontrola rachunku, paczka. W jednym miejscu masz więc wszystkie koszty, niezależnie od źródła.
Z faktury FA(3) do pozycji w paczce
Oplacasz czyta z pliku XML dane potrzebne do zapłaty i układa z nich przelew.
- Kwota brutto z faktury staje się kwotą przelewu.
- Rachunek sprzedawcy z faktury jest sprawdzany na białej liście VAT przez publiczne API Ministerstwa Finansów, a data i identyfikator zapytania zostają zapisane przy fakturze.
- Termin płatności z faktury ustala dzień w kalendarzu przelewów (kalendarz ma plan Firma).
- Tytuł przelewu zawiera numer faktury, a przy płatności w mechanizmie podzielonej płatności także numer NIP sprzedawcy i kwotę VAT.
Gdy faktura ma co najmniej 15 000 zł brutto i pozycje z załącznika 15 do ustawy o VAT, oznaczamy ją do przelewu w split payment.
Akceptacja, duplikaty i paczka
Pobrana faktura trafia do osoby, która zatwierdza koszt. W planie Start zatwierdza wskazany użytkownik, a w planie Firma akceptacja jest wieloetapowa według kwoty, działu i kontrahenta, z wykrywaniem duplikatów i ostrzeżeniem o zmianie rachunku kontrahenta.
Zatwierdzone faktury składasz w paczkę i pobierasz plik do importu w banku. Oplacasz nie wykonuje przelewów: przelew zatwierdzasz w swojej bankowości. Więcej o plikach znajdziesz w opisie paczki przelewów i przelewów zbiorczych z faktur KSeF, a o samym narzędziu w opisie programu do KSeF.
Ceny planów podajemy w cenniku.
Jak często pobierane są faktury zakupowe z KSeF?
Co 15 minut, po połączeniu konta tokenem albo certyfikatem KSeF.
Czy mogę dodać fakturę, której nie ma w KSeF?
Tak. Faktury w PDF, skany i faktury zagraniczne wczytujesz do konta i prowadzisz tą samą ścieżką.
Czy korekty faktur też są pobierane?
Tak. Korekta trafia do kolejki i jest powiązana z fakturą pierwotną.
Ile faktur obejmuje plan Start?
Do 100 faktur kosztowych w okresie rozliczeniowym. Plan Firma obejmuje do 500, a plan Grupa do 3 000.