Polityka prywatności

2. Jakie dane przetwarzamy

• Adres e-mail podany przy zakładaniu konta i logowaniu oraz dane potrzebne do potwierdzenia adresu (kod weryfikacyjny, czas jego wysłania i liczba prób).
• Dane konta i ustawień: wybrany plan, role użytkowników, dane połączenia z KSeF (token albo certyfikat, przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
• Dane z faktur kosztowych pobranych z KSeF albo dodanych z plików PDF i skanów, w tym nazwy i numery NIP kontrahentów, numery rachunków bankowych, kwoty, numery faktur i numery KSeF. Mogą one zawierać dane osób fizycznych, jeśli kontrahent jest osobą fizyczną.
• Dane o rozliczeniach abonamentu: plan, okres rozliczeniowy, dane niezbędne do wystawienia faktury VAT.
• Dane techniczne zapisywane w logach serwera: adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, parametry źródła wejścia na stronę.
• Treść wiadomości wysyłanych na adres [email protected].

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Świadczenie usługi i obsługa konta, w tym logowanie kodem z maila: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy.
• Rozliczenia abonamentu, faktury i obowiązki podatkowe oraz księgowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny.
• Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie logów, ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz odpowiedzi na wiadomości: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora.
• Dane osobowe kontrahentów zawarte w fakturach użytkownika przetwarzamy w imieniu użytkownika, który jest ich administratorem. W takim zakresie występujemy jako podmiot przetwarzający, a w planie Grupa zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które są potrzebne do świadczenia usługi, w następujących kategoriach: dostawcy infrastruktury serwerowej i hostingu, dostawcy usług wysyłki wiadomości e-mail, dostawcy obsługi płatności abonamentowych oraz dostawcy usług księgowych i prawnych.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.

Do sprawdzania rachunków korzystamy z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, a faktury pobieramy z KSeF na podstawie uprawnień nadanych przez użytkownika. W zapytaniu do wykazu przekazujemy numer NIP, numer rachunku i datę płatności.

Dane mogą być ujawnione organom publicznym, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów.

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.

Aby skorzystać z praw, napisz na adres [email protected] z adresu e-mail użytego w koncie. Jeśli Twoje dane znajdują się w fakturze użytkownika, który jest ich administratorem, możemy poprosić o zwrócenie się także do tego użytkownika.

6. Okres przechowywania

Dane konta i faktur przechowujemy przez okres trwania abonamentu, a po jego zakończeniu przez czas potrzebny do usunięcia danych z systemu, o ile przepisy nie wymagają dłuższego przechowywania.

Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Kody weryfikacyjne są ważne 15 minut i przechowywane w postaci skrótu. Logi serwera przechowujemy przez ograniczony czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa. Wiadomości na [email protected] przechowujemy do czasu zakończenia sprawy i przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

7. Cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookies, które są potrzebne do działania strony, utrzymania sesji i zabezpieczeń formularzy. Nie stosujemy cookies reklamowych ani marketingowych.

Możesz zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki, co może ograniczyć działanie logowania i zapisu.

8. Logi serwera

Serwer zapisuje w logach dane techniczne każdego żądania, w tym adres IP, czas, adres strony i informacje o przeglądarce. Logi służą bezpieczeństwu, diagnozie błędów i ograniczaniu nadużyć, w tym limitów korzystania z wyszukiwania na białej liście.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka: szyfrowane połączenie, szyfrowanie danych połączenia z KSeF, role i uprawnienia użytkowników oraz w planie Grupa pełny dziennik zdarzeń i logowanie jednokrotne SSO.

Nie wykonujemy przelewów i nie mamy dostępu do Twojego konta bankowego. Paczkę przelewów zatwierdzasz w swoim banku.

10. Zmiany Polityki prywatności

Politykę możemy aktualizować przy zmianie przepisów lub zakresu usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.