Elektroniczny obieg faktur kosztowych
Elektroniczny obieg faktur to droga faktury kosztowej od wpływu do zapłaty bez maili z plikami PDF: pobranie z KSeF, opis, akceptacja, kontrola białej listy VAT i paczka przelewów. W Oplacasz każda faktura przechodzi ścieżkę zdefiniowaną przez Ciebie, a przy płatności powyżej 15 000 zł brutto rachunek kontrahenta jest sprawdzany na białej liście. Ścieżki, zastępstwa i zatwierdzanie w telefonie ustawiasz w planie Firma.
Jedna droga dla każdej faktury
Faktura z KSeF trafia do Oplacasz sama, faktura w PDF lub ze skanu zostaje odczytana i wpada do tej samej kolejki. Dalej każda przechodzi te same etapy: opis kosztu, akceptacja, kontrola rachunku, przelew w paczce.
- pobranie z KSeF i odczyt PDF w jednym miejscu,
- opis kosztu i przypisanie do działu,
- akceptacja według zasad firmy,
- paczka przelewów gotowa do importu w banku.
Kto zatwierdza, zależy od faktury
W planie Firma ścieżka zależy od kwoty, działu i kontrahenta. Konfiguracja może wyglądać tak: do ustalonej kwoty zatwierdza kierownik działu, powyżej niej dodatkowo dyrektor. To tylko sposób ustawienia reguły, progi wpisujesz własne. Szczegóły reguł opisuje strona system obiegu faktur z akceptacją według kwoty.
- etapy po kolei albo równolegle,
- osobna ścieżka dla wybranych kontrahentów,
- pełna informacja, kto i kiedy zatwierdził koszt.
Faktura nie czeka na nieobecnego
Przy nieobecności osoby zatwierdzającej wyznaczasz zastępcę na wskazany okres. Faktura przechodzi do niego automatycznie, a w historii widać, kto podjął decyzję. Terminy płatności nie przepadają przez urlop kierownika.
Akceptacja bez wracania do biurka
Aplikacja w telefonie, dostępna w planie Firma, pokazuje fakturę, kwotę, kontrahenta i opis kosztu. Kierownik budowy czy marketingu zatwierdza lub odrzuca koszt jednym dotknięciem, a księgowa widzi decyzję od razu. Gdy faktura wymaga uwagi, przed akceptacją widać ostrzeżenie o duplikacie albo zmianie rachunku kontrahenta.
Kontrola rachunku i przelew
Zatwierdzone faktury trafiają do paczki przelewów, wcześniej z kontrolą białej listy przez publiczne API Ministerstwa Finansów. Zapisujemy datę i identyfikator zapytania przy fakturze, a pozycje podlegające mechanizmowi podzielonej płatności dostają przelew w formacie split payment. Oplacasz nie wykonuje przelewów: paczkę zatwierdzasz w swoim banku. Wszystkie faktury kosztowe są widoczne w jednym miejscu. Plany i limity znajdziesz w cenniku.
Czy obieg faktur działa w planie Start?
Plan Start obejmuje pobieranie, kontrolę białej listy, oznaczanie MPP i paczkę przelewów. Akceptacja wieloetapowa, duplikaty, kalendarz i aplikacja są w planie Firma.
Czy mogę ustawić własne progi kwotowe?
Tak. Progi, działy i kontrahentów wpisujesz sam, a zasady akceptacji możesz zmienić w dowolnym momencie.
Czy faktury w PDF też przechodzą obieg?
Tak. Faktura z PDF lub skanu jest odczytywana i przechodzi tę samą ścieżkę co faktura z KSeF.
Czy Oplacasz wysyła przelewy?
Nie. Przygotowuje paczkę przelewów do importu, a przelew zatwierdzasz w bankowości firmowej.