Obieg faktur w firmie w trzech krokach
Obieg faktur w firmie w Oplacasz to trzy kroki: pobieramy faktury z KSeF i z PDF, właściwa osoba zatwierdza koszt, a Ty pobierasz paczkę przelewów z kontrolą białej listy VAT i oznaczeniem split payment. Faktury z KSeF są odbierane co 15 minut, a paczka powstaje w formacie Elixir-0 albo CSV do importu w banku. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie.
Pobieramy faktury z KSeF i PDF
Łączysz konto z KSeF tokenem albo certyfikatem, a faktury zakupowe w formacie XML FA(3) trafiają do kolejki kosztów co 15 minut. Faktury, których nie ma w KSeF, na przykład zagraniczne albo w PDF, wczytujesz jako plik lub skan, a dane są z nich odczytywane.
Każda faktura dostaje opis kosztu i dział, a na liście widzisz, co czeka na zatwierdzenie. Szczegóły pobierania opisujemy przy fakturach zakupowych z KSeF.
Właściwa osoba zatwierdza koszt
Faktura trafia do osoby, która odpowiada za dany koszt. W planie Start zatwierdza wskazany użytkownik. W planie Firma akceptacja jest wieloetapowa według kwoty, działu i kontrahenta, na przykład powyżej 5 000 zł zatwierdza dyrektor, a kierownik działu robi to w aplikacji w telefonie.
- Duplikaty (ten sam numer KSeF albo ta sama kwota i kontrahent) są wykrywane, a zmiana rachunku kontrahenta powoduje ostrzeżenie.
- Przy każdej fakturze zostaje ślad, kto ją pobrał i kto zatwierdził.
Zasady akceptacji opisujemy w części o elektronicznym obiegu faktur kosztowych.
Pobierasz paczkę przelewów z białą listą i MPP
Dla zatwierdzonych faktur Oplacasz sprawdza rachunek sprzedawcy na białej liście VAT przez publiczne API Ministerstwa Finansów i zapisuje datę oraz identyfikator zapytania. Płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza listy to utrata kosztu podatkowego (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT) i solidarna odpowiedzialność za VAT (art. 117ba Ordynacji podatkowej).
Faktury powyżej 15 000 zł brutto z towarami lub usługami z załącznika 15 do ustawy o VAT są oznaczane do przelewu w mechanizmie podzielonej płatności. Z gotowych pozycji składasz paczkę i pobierasz plik do importu w banku, o czym piszemy w opisie paczki przelewów.
Przelew zatwierdzasz w swoim banku
Oplacasz nie wykonuje przelewów i nie ma dostępu do Twojego rachunku. Importujesz paczkę w bankowości firmowej, sprawdzasz ją i zatwierdzasz przelew tam, gdzie zawsze. W planie Firma kalendarz płatności układa przelewy na tydzień, a po imporcie wyciągu faktury zapłacone są oznaczane.
Plany i ceny zestawiliśmy w cenniku.
Ile trwa pierwsze uruchomienie obiegu faktur?
Konfiguracja to połączenie konta z KSeF i dodanie użytkowników, zwykle kilka minut.
Czy muszę zmieniać sposób pracy księgowej?
Nie. Księgowa dostaje faktury w jednej kolejce i składa paczkę, a przelew zatwierdza w banku jak dotychczas.
Kto zatwierdza faktury?
W planie Start wskazany użytkownik, w planie Firma osoby wybrane według kwoty, działu i kontrahenta.
Co się dzieje z fakturą w mechanizmie podzielonej płatności?
Faktura jest oznaczana, a przelew w paczce zawiera dane potrzebne do płatności w split payment.