KSeF dla biura rachunkowego z wieloma NIP
KSeF dla biura rachunkowego w Oplacasz to jedno konto dla wielu klientów: plan Grupa obsługuje do 10 NIP i do 3 000 faktur kosztowych w okresie rozliczeniowym. Biuro pobiera koszty z KSeF i przygotowuje paczki, a akceptację wykonuje klient biura. Role i uprawnienia ustawiasz osobno dla każdej spółki.
Przełączanie między klientami
Plan Grupa pozwala połączyć do 10 NIP (klientów biura albo spółek grupy) i pracować na nich z jednego logowania. Każdy NIP ma własną listę faktur, rachunki i zasady akceptacji. Powyżej 10 NIP albo 3 000 faktur wycena jest indywidualna, a zapytanie wysyłasz na [email protected].
- faktury zakupowe z KSeF dla każdego NIP,
- osobne rachunki bankowe i reguły,
- jedna lista zadań dla całego biura.
Biuro przygotowuje, klient zatwierdza
Biuro rachunkowe pobiera faktury, uzupełnia opis kosztu i sprawdza dane. Zatwierdzenie kosztu i paczki wykonuje osoba wskazana przez klienta, w jego ścieżce akceptacji. Dzięki temu decyzja o wydatku pozostaje przy właścicielu firmy, a biuro nie czeka na pliki w mailach. Zasady opisuje strona system obiegu faktur z akceptacją według kwoty.
Każdy widzi tylko swoje
W planie Grupa role i uprawnienia ustawiasz na poziomie spółki i działu. Pracownik biura widzi przypisanych klientów, a użytkownik klienta tylko własną firmę. Logowanie jednokrotne (SSO) działa przez Google Workspace i Microsoft Entra ID, a plan nie ogranicza liczby użytkowników.
- dziennik zdarzeń z eksportem do audytu,
- umowa powierzenia przetwarzania danych,
- gwarancja dostępności 99,9 procent w miesiącu.
Płatności klientów bez przepisywania
Dla każdego NIP biuro przygotowuje paczkę przelewów (zobacz też przelewy zbiorcze z faktur KSeF i plik Elixir z faktur KSeF) w formacie Elixir-0, CSV lub XML, a klient importuje ją w swoim banku. Rachunki są sprawdzane na białej liście VAT, a pozycje podlegające MPP dostają przelew w formacie split payment. Eksport do programu księgowego w formacie CSV lub XML jest dostępny w planach Firma i Grupa. Ceny planów opisuje cennik.
Jak biuro podłącza kolejnych klientów
Biuro rachunkowe pobiera faktury klienta z KSeF na podstawie uprawnienia nadanego przez klienta w Krajowym Systemie e-Faktur. Zakres uprawnienia decyduje o tym, co biuro widzi, więc do samego odbioru kosztów wystarczy dostęp do przeglądania faktur zakupowych, bez prawa do wystawiania. Po nadaniu uprawnienia dodajesz NIP klienta w koncie Oplacasz i faktury zakupowe pojawiają się na jego liście. Pierwszy klient jest podłączony zwykle w kilka minut, a każdy kolejny według tego samego schematu.
- jedno konto biura zamiast osobnych logowań dla każdej spółki,
- faktury każdego klienta oddzielone, z własnym rachunkiem i zasadami,
- koniec zbierania faktur kosztowych mailem i z pendrive'ów,
- gotowa paczka przelewów dla klienta po jego akceptacji.
Mniej ręcznej pracy przy każdym zamknięciu miesiąca
Przy kilkunastu klientach największą stratą czasu jest gonienie za brakującymi kosztami i przepisywanie danych do przelewów. Gdy faktury przychodzą z KSeF same, biuro widzi komplet dokumentów na bieżąco, a klient dostaje do zatwierdzenia gotową listę zamiast stosu maili. Rachunek kontrahenta jest sprawdzany na białej liście VAT jeszcze przed przelewem, co ogranicza ryzyko zapłaty na niewłaściwe konto. Przy planie Grupa do 10 NIP koszt jest jeden, a nie osobny dla każdego klienta. Pełne ceny planów są w cenniku, a szczegóły pobierania kosztów opisuje strona faktury zakupowe z KSeF.
Ile NIP obsługuje plan Grupa?
Do 10 NIP w jednym koncie. Powyżej tej liczby wycena jest indywidualna, mailem na [email protected].
Czy klient biura zatwierdza faktury sam?
Tak. Akceptację wykonuje osoba wskazana przez klienta, a biuro przygotowuje dokumenty.
Czy pracownicy biura widzą wszystkich klientów?
Nie. Uprawnienia ustawiasz na poziomie spółki, więc każdy widzi tylko przypisane firmy.
Czy biuro musi mieć uprawnienie klienta w KSeF?
Tak. Klient nadaje biuru uprawnienie do odbioru faktur w KSeF, a biuro dodaje jego NIP w Oplacasz.
Czy dostępna jest umowa powierzenia danych?
Tak, w planie Grupa.