Przelewy zbiorcze z faktur KSeF w Oplacasz to jeden plik z kompletem zatwierdzonych płatności, który wczytujesz w bankowości firmowej zamiast przepisywać przelewy po jednym. Faktury pobieramy z KSeF co 15 minut, rachunki kontrahentów sprawdzamy na białej liście VAT, a paczkę dostajesz w formacie Elixir-0, CSV lub XML. Przelew zatwierdzasz w swoim banku, Oplacasz go nie wykonuje.
Od kiedy faktury zakupowe trafiają do KSeF, dostawcy wystawiają je w dowolnym dniu, a termin płatności zaczyna biec od razu. Firma, która dostaje 80 albo 300 faktur miesięcznie, zwykle płaci je partiami: raz lub dwa razy w tygodniu. Do tego potrzebny jest jeden zestaw przelewów, a nie osobne zlecenia klikane w banku.
Najwięcej czasu zabiera nie samo zatwierdzenie w banku, ale przygotowanie danych: otwarcie faktury, odczytanie rachunku, kwoty i tytułu, sprawdzenie kontrahenta, wpisanie wszystkiego do formularza. Każde przepisanie to ryzyko literówki w numerze rachunku. Przy zbiorczej paczce te dane biorą się prosto z pliku faktury.
Ścieżka jest ta sama niezależnie od liczby faktur.
Do paczki wchodzą wyłącznie faktury zatwierdzone. Dokumenty czekające na akceptację, sporne albo z rachunkiem spoza wykazu zostają na liście do wyjaśnienia. Dzięki temu importujesz w banku tylko te przelewy, które ktoś już świadomie zaakceptował.
| Co | Ręczne przelewy | Paczka z Oplacasz |
|---|---|---|
| Źródło danych | przepisywanie z PDF lub podglądu faktury | plik XML faktury z KSeF |
| Kontrola rachunku | zależy od tego, czy ktoś pamięta | biała lista VAT dla każdej faktury, z zapisem daty i identyfikatora zapytania |
| Płatności split payment | osobny formularz i komunikat VAT | przelew MPP oznaczony w paczce |
| Dowód akceptacji | mail albo podpis na wydruku | zapis w dzienniku przy fakturze |
| Import w banku | brak, każdy przelew osobno | jeden plik na całą partię |
Plik Elixir-0 przyjmuje większość polskich banków firmowych. Dla popularnych banków przygotowujemy także CSV i XML zgodne z ich importem. W demo dostępne są profile dla PKO BP, Pekao, mBank, Santander i ING. Wybierasz bank, pobierasz plik i wczytujesz go w opcji importu przelewów z pliku.
Faktury z pozycjami objętymi mechanizmem podzielonej płatności dostają przelew w formacie MPP z komunikatem VAT. Próg i listę pozycji opisujemy we wpisie o tym, od jakiej kwoty obowiązuje split payment. Szczegóły formatów i importu są na stronie o paczce przelewów, a sam plik opisuje strona plik Elixir z faktur KSeF.
Najwięcej zyskują firmy, w których ktoś co tydzień układa płatności ręcznie: księgowa w firmie z kilkudziesięcioma dostawcami, kierownik finansowy spółki z kilkoma działami i biuro rachunkowe, które przygotowuje płatności dla klientów. Dla biur mamy osobny opis na stronie KSeF dla biur rachunkowych. Limity faktur, rachunków i użytkowników dla każdego planu znajdziesz w cenniku.
Tak. Faktury z KSeF zawierają rachunek, kwotę i termin płatności, więc na ich podstawie powstaje jeden plik przelewów. Oplacasz układa go z zatwierdzonych faktur, a Ty wczytujesz plik w bankowości firmowej i zatwierdzasz paczkę.
Nie. Przygotowuje plik, a przelew zatwierdzasz w swoim banku. Pieniądze nie przechodzą przez Oplacasz i nie mamy dostępu do Twojego rachunku.
Większość banków firmowych przyjmuje Elixir-0. Dla popularnych banków dostępne są też CSV i XML. Jeśli Twój bank wymaga innego układu kolumn, napisz na [email protected].
Tak. Pozycje objęte podzieloną płatnością dostają przelew MPP z komunikatem VAT, a pozostałe faktury zwykły przelew.