System obiegu faktur z akceptacją według kwoty
System obiegu faktur z akceptacją według kwoty kieruje każdą fakturę kosztową do osoby, która ma ją zatwierdzić, na podstawie reguł ustawionych w firmie. W planie Firma reguły łączą kwotę, dział i kontrahenta, a w planie Start akceptacja jest jednoetapowa. Każda decyzja zostaje zapisana przy fakturze z datą i nazwiskiem zatwierdzającego.
Warunek, osoba, kolejność
Reguła składa się z warunku (kwota, dział, kontrahent), osoby lub grupy osób i kolejności etapów. Faktura spełniająca warunek idzie ścieżką tej reguły, a pozostałe przechodzą ścieżkę domyślną.
- kwota brutto lub netto jako próg,
- dział lub miejsce powstawania kosztów,
- kontrahent albo grupa kontrahentów,
- etapy kolejno lub równolegle.
Zasady ustawiasz pod swoją firmę
Poniższe zapisy pokazują, jak można skonfigurować reguły. Progi i osoby wpisujesz własne.
- powyżej 5 000 zł zatwierdza dyrektor,
- koszty działu IT zatwierdza kierownik IT, a powyżej wybranego progu także dyrektor finansowy,
- faktury od wskazanego kontrahenta zawsze sprawdza główna księgowa,
- faktury powyżej 15 000 zł brutto wymagają dodatkowo potwierdzenia rachunku na białej liście.
Odrzucona faktura wraca z powodem
Osoba zatwierdzająca może odrzucić fakturę i dopisać uwagę. Faktura wraca do księgowej z informacją, co poprawić, a historia zachowuje komplet decyzji. Nie trzeba szukać odpowiedzi w skrzynkach mailowych.
Akceptacja nie blokuje terminów
Zatwierdzający dostaje powiadomienie o nowej fakturze i przypomnienie przed terminem płatności. Na czas nieobecności ustawiasz zastępcę. Zatwierdzanie działa też w aplikacji w telefonie, dostępnej w planie Firma. Całą drogę faktury opisuje strona elektroniczny obieg faktur.
Płatność tylko po zatwierdzeniu
Do paczki przelewów trafiają wyłącznie faktury zatwierdzone według reguł. Przed przelewem sprawdzamy rachunek na białej liście VAT, a plany i limity znajdziesz w cenniku.
Ile etapów akceptacji mogę ustawić?
Plan Firma obsługuje akceptację wieloetapową według kwoty, działu i kontrahenta. Plan Start ma akceptację jednoetapową.
Czy reguły można zmieniać w trakcie miesiąca?
Tak. Nowa reguła obowiązuje faktury, które jeszcze nie zostały zatwierdzone.
Kto widzi historię decyzji?
Historia jest przy każdej fakturze, a w planie Grupa dostępny jest pełny dziennik zdarzeń z eksportem do audytu.
Czy zatwierdzać można w telefonie?
Tak, aplikacja w telefonie jest dostępna w planie Firma.