Odbieranie faktur KSeF co 15 minut
Odbieranie faktur KSeF w Oplacasz polega na połączeniu konta z KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF i automatycznym pobieraniu nowych faktur zakupowych co 15 minut. Wystarczy nadać uprawnienie do przeglądania faktur, a kolejne dokumenty XML FA(3) trafiają do kolejki kosztów. Plan Start (199 zł netto miesięcznie) obsługuje 1 NIP, plan Grupa do 10 NIP.
Połączenie tokenem krok po kroku
Token to najszybszy sposób na start. Generujesz go w KSeF jako osoba uprawniona do działania w imieniu firmy, a następnie wklejasz w ustawieniach konta w Oplacasz.
- Zaloguj się do KSeF i otwórz zarządzanie tokenami.
- Wygeneruj token z uprawnieniem do przeglądania faktur.
- Wklej token w ustawieniach połączenia z KSeF.
- Potwierdź NIP, a pierwsze faktury pojawią się po najbliższym cyklu pobierania.
Token działa jak hasło do odczytu faktur, więc przechowujemy go w postaci zaszyfrowanej, a Ty możesz go w każdej chwili unieważnić w KSeF.
Połączenie certyfikatem
Certyfikat KSeF to uwierzytelnianie oparte na kluczu, które zgodnie z harmonogramem wdrożenia stopniowo zastępuje tokeny. Wystawiasz go w KSeF, a następnie wgrywasz w ustawieniach połączenia. Oplacasz obsługuje oba sposoby, więc możesz zacząć od tokenu i przejść na certyfikat bez przerwy w pobieraniu faktur.
Certyfikat jest powiązany z NIP, dlatego w planie Grupa dla każdego z maksymalnie 10 NIP ustawiasz połączenie osobno. Opis całego połączenia znajdziesz w części o integracji z KSeF.
Jakie uprawnienia KSeF są potrzebne
Do samego odbierania faktur zakupowych wystarcza uprawnienie do przeglądania faktur. Nie prosimy o uprawnienia do wystawiania faktur ani do zarządzania dostępem w Twoim koncie KSeF.
- Dla firmy: uprawnienie nadaje osoba, która może działać w imieniu podatnika.
- Dla biura rachunkowego: uprawnienie nadane przez klienta na NIP klienta, a w planie Grupa do 10 NIP w jednym koncie.
- Uprawnienie możesz cofnąć w KSeF w dowolnym momencie, a pobieranie zatrzyma się przy następnym cyklu.
Co 15 minut i bez ręcznego wgrywania
Co 15 minut sprawdzamy, czy do Twojego NIP wpłynęły nowe faktury, i dodajemy je do kolejki kosztów z numerem KSeF. Gdy faktura czeka na zatwierdzenie, osoba akceptująca dostaje powiadomienie e-mailem, a w planie Firma także w aplikacji w telefonie.
Z kolejki faktura idzie do akceptacji, kontroli rachunku na białej liście VAT i do paczki przelewów. Jak wygląda cała droga faktury, opisujemy przy fakturach zakupowych z KSeF. Ceny planów są w cenniku.
Czy lepszy jest token czy certyfikat KSeF?
Oba działają. Token jest prostszy na start, certyfikat to uwierzytelnianie kluczem, które zgodnie z harmonogramem wdrożenia zastępuje tokeny.
Jakie uprawnienie KSeF jest potrzebne do odbierania faktur?
Uprawnienie do przeglądania faktur zakupowych. Nie potrzebujemy uprawnień do wystawiania faktur.
Jak szybko pojawia się nowa faktura w Oplacasz?
Faktury pobieramy co 15 minut, więc nowa faktura pojawia się w kolejce przy najbliższym cyklu.
Czy dostanę powiadomienie o nowej fakturze?
Tak. Osoba zatwierdzająca dostaje powiadomienie o fakturze do akceptacji, a w planie Firma także w aplikacji w telefonie.