KSeF faktury dla osób fizycznych i konsumentów, kto je dostaje
KSeF obejmuje faktury wystawiane między przedsiębiorcami, a nie sprzedaż konsumentom. Osoba fizyczna, która kupuje jako konsument, nie dostaje faktury z KSeF jako obowiązkowej, natomiast osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odbiera faktury kosztowe na NIP firmy. Poniżej rozróżnienie, które porządkuje najczęstsze wątpliwości.
Konsument kupuje, czyli B2C
Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności jest poza obowiązkowym obiegiem w KSeF. Sprzedawca może wystawić ją poza systemem, na przykład jako PDF albo papierowo. Zasady dotyczące dobrowolnego wystawiania faktur konsumentom przez KSeF i ich udostępniania warto sprawdzić w aktualnych przepisach i komunikatach Ministerstwa Finansów, bo to element wdrażany zgodnie z harmonogramem wdrożenia.
Osoba fizyczna prowadząca firmę, czyli JDG
Przedsiębiorca jednoosobowy jest podatnikiem i obejmują go te same zasady co spółkę. Faktura wystawiona na jego NIP trafia do KSeF i przychodzi do niego jako faktura ustrukturyzowana. Kupując do firmy, odbiera ją więc w systemie, a nie w skrzynce pocztowej. Kluczowe jest, aby na fakturze widniał NIP firmy, bo faktura bez NIP nabywcy nie trafi do jego kont w KSeF.
Koszty JDG z KSeF
JDG ma te same obowiązki płatnicze co większa firma.
- koszt powyżej 15 000 zł brutto trzeba zapłacić na rachunek z białej listy VAT
- faktura z towarami i usługami z załącznika 15 powyżej progu idzie w split payment
- każdy koszt trzeba opisać i zaksięgować w terminie
Dla jednej firmy z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie wystarcza plan Start. Opisujemy go w cenniku.
Kto dostaje faktury, a kto płaci
Odbiorca faktury w KSeF to nabywca z NIP, a nie zawsze osoba, która płaci. W firmie dokument odbiera księgowa albo właściciel, zatwierdza kierownik działu, a przelew zleca osoba z dostępem do banku. Oplacasz łączy te role: pobiera faktury zakupowe z KSeF dla Twojego NIP, kieruje je do akceptacji, sprawdza rachunek na białej liście i składa paczkę przelewów. Przelew zatwierdzasz w swoim banku. Więcej o pobieraniu i podziale ról znajdziesz na stronie faktury kosztowe.
Co zrobić z fakturą od konsumenta albo na konsumenta
Jeśli prowadzisz firmę i kupujesz od osoby, która nie jest przedsiębiorcą, dokument nie przyjdzie z KSeF, a rozliczenie zależy od jego rodzaju, na przykład umowy albo rachunku. Takie dokumenty można wgrać do Oplacasz jako PDF lub skan, aby koszt i płatność były w jednym miejscu. Pozostaje pytanie podatkowe, które rozstrzyga księgowy albo doradca.
Jak się przygotować
Sprawdź, czy kontrahenci znają Twój NIP i podają go na fakturach. Nadaj dostęp do KSeF osobie, która odbiera dokumenty, i uruchom pobieranie. Wynik zobaczysz na własnych dokumentach, a pierwszy przelew możesz sprawdzić w demo na stronie głównej, bez zakładania konta.
Pytania, które zadaje właściciel jednoosobowej firmy
Najczęściej pada pytanie, czy trzeba coś zmienić w sposobie płacenia kosztów. Zmienia się źródło dokumentu, bo zamiast PDF w mailu odbierasz plik XML z KSeF, a obowiązki płatnicze pozostają te same. Drugie pytanie dotyczy tego, kto widzi faktury. Dostęp nadajesz sam i możesz go ograniczyć do odczytu, a w Oplacasz do konta dodajesz kolejne osoby w ramach limitów planu: w planie Start są dwie osoby.
Faktura na NIP a faktura na osobę prywatną
Gdy kupujesz sprzęt, usługę albo paliwo, powiedz sprzedawcy przed wystawieniem faktury, że kupujesz do firmy i podaj NIP. Faktury na osobę prywatną nie da się potem po prostu przypisać do firmowych kosztów w KSeF, a poprawki wymagają korekty. To prosty nawyk, który oszczędza księgowej pracy przy rozliczeniu miesiąca i przy sprawdzaniu płatności.