Faktura ustrukturyzowana, czym jest i jak ją opłacić bez przepisywania
Faktura ustrukturyzowana to faktura w formie pliku XML o ustalonym schemacie, wystawiana i odbierana w Krajowym Systemie e-Faktur. Dla odbiorcy oznacza to koniec PDF w mailu, bo dane faktury są w polach, które da się odczytać maszynowo. Ten wpis pokazuje, co jest w takim pliku i jak z niego zrobić przelew bez przepisywania numeru rachunku.
Czym jest faktura ustrukturyzowana
Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako fakturę wystawioną przy użyciu KSeF. Plik ma strukturę zgodną ze wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, obecnie oznaczonym jako FA(3). Każda dana ma swoje miejsce: nabywca, sprzedawca, pozycje, stawki VAT, kwoty, termin i sposób płatności. Po przyjęciu do systemu faktura dostaje numer KSeF, a to on identyfikuje ją w obiegu.
Co zawiera plik XML FA(3)
Dla płatności najważniejsze są elementy, które w wizualizacji PDF łatwo przeoczyć.
- NIP i nazwa sprzedawcy oraz nabywcy
- numer faktury nadany przez wystawcę i numer KSeF nadany przez system
- kwota brutto, kwoty netto i VAT w podziale na stawki
- termin płatności i forma płatności
- numer rachunku bankowego sprzedawcy
- adnotacja o mechanizmie podzielonej płatności, jeśli ma zastosowanie
Dlaczego XML nie wystarczy do zapłaty
Plik XML nie jest przelewem. Księgowa nadal musi zdecydować, kto zatwierdza koszt, sprawdzić, czy rachunek jest na białej liście VAT, ocenić, czy przelew idzie w split payment, i złożyć polecenia przelewu w banku. Przy kilkuset fakturach miesięcznie ręczne przepisywanie danych to godziny pracy i ryzyko pomyłki w numerze rachunku.
Jak opłacić fakturę ustrukturyzowaną bez przepisywania
Oplacasz pobiera faktury zakupowe z KSeF przez API, odczytuje plik FA(3) i przenosi z niego dane do przelewu: rachunek, kwotę, tytuł z numerem faktury i numerem KSeF. Następnie sprawdza rachunek na białej liście, oznacza MPP i składa paczkę przelewów w formacie Elixir-0, CSV albo XML do importu w banku. Przelew zatwierdzasz w swoim banku. Szczegóły o pobieraniu opisuje strona faktury zakupowe z KSeF, a o samej paczce strona paczka przelewów.
Co z fakturami, które nie są ustrukturyzowane
Nie każdy koszt przychodzi z KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców, paragony i dokumenty w PDF też trzeba opłacić. W Oplacasz wgrywasz je jako PDF lub skan, a dane odczytujemy do tej samej listy, z której powstaje paczka. Dzięki temu cały miesiąc kosztów płacisz jednym ciągiem. Ceny planów znajdziesz w cenniku.
Na co uważać przy odczycie pliku XML
Zdarza się, że wystawca podaje rachunek w innym miejscu pliku niż poprzednio albo wpisuje kilka rachunków do jednej faktury. Przy ręcznej obsłudze takie zmiany łatwo przeoczyć. Dlatego przy płatności warto porównać rachunek z poprzednimi fakturami tego kontrahenta i sprawdzić go na białej liście VAT. Plan Firma ostrzega o zmianie rachunku kontrahenta, a plan Start sprawdza każdy rachunek na białej liście przy płatności i zapisuje wynik przy fakturze.
Akceptacja kosztu przed płatnością
Faktura w KSeF nie mówi, czy koszt jest zasadny. Ktoś musi go zatwierdzić: kierownik działu, dyrektor albo właściciel. W Oplacasz faktura trafia do właściwej osoby, a w planie Firma akceptacja przebiega wieloetapowo według kwoty, działu i kontrahenta. Zatwierdzona faktura wchodzi do paczki, a niezatwierdzona zostaje na liście i nie jest płacona przez pomyłkę.
Termin płatności i plan przelewów
Termin płatności jest w pliku XML, więc da się go wykorzystać do zaplanowania przelewów. W Oplacasz data płatności to termin z faktury albo dzień, który wybierzesz, a w planie Firma kalendarz płatności pokazuje przelewy na tydzień i przypomina o terminach. Dzięki temu faktury nie są płacone ani za wcześnie, ani po terminie.