Zmiana rachunku kontrahenta na fakturze i jak ją wychwycić przed przelewem
Zmiana rachunku kontrahenta na fakturze to jeden z najczęstszych sposobów na wyłudzenie pieniędzy z firmy: ktoś podszywa się pod dostawcę i podaje nowy numer konta. Zanim zapłacisz, porównaj rachunek z poprzednimi fakturami tego dostawcy, sprawdź go na białej liście VAT i potwierdź zmianę innym kanałem niż mail z fakturą. Poniżej opisujemy, jak to zrobić przy kilkudziesięciu fakturach w tygodniu.
Faktura wygląda prawidłowo, a konto jest obce
Przy fakturze ustrukturyzowanej z KSeF dokument jest prawdziwy, bo przeszedł przez system. Problem pojawia się, gdy dostawca ma przejęte konto pocztowe albo gdy ktoś wyśle fałszywą wiadomość z prośbą o zmianę rachunku. Plik faktury z KSeF jest wiarygodny w sensie formalnym, ale numer rachunku w polu płatności może być nowy, a ty tego nie zauważysz, jeśli przepisujesz dane z faktury do banku.
Skutki dla kosztów i dla finansów
Przelew na zły rachunek to strata gotówki, a dostawca nadal czeka na zapłatę. Powyżej 15 000 zł dochodzi drugi skutek: płatność na rachunek spoza wykazu podatników VAT może skończyć się utratą kosztu podatkowego. Szczegóły opisujemy we wpisie o sprawdzaniu podatnika VAT i rachunku przed przelewem.
Cztery kontrole przed każdą płatnością
Poniższe kroki zajmują kilka minut przy jednej fakturze. Przy dużej liczbie dokumentów trzeba je zautomatyzować, bo ręcznie nikt ich nie powtarza za każdym razem.
- Porównaj rachunek z poprzednią fakturą tego dostawcy. Zmiana numeru bez powodu to sygnał ostrzegawczy.
- Sprawdź, czy rachunek jest na białej liście VAT dostawcy. Zapisz datę i identyfikator zapytania.
- Zadzwoń na numer telefonu, który masz w umowie, a nie na ten z maila z faktury.
- Zaakceptuj zmianę rachunku osobno, zanim faktura trafi do przelewu.
Co znaczy zmiana rachunku w praktyce
Dostawca ma prawo zmienić bank, szczególnie po zmianie obsługi finansowej. To jednak zdarza się rzadko, a jeśli zmiana pojawia się w środku miesiąca, bez wcześniejszej informacji i w pośpiechu z prośbą o szybką płatność, traktuj ją jak podejrzaną do czasu potwierdzenia.
Zmęczenie przy powtarzalnej pracy
Kto co tydzień układa płatności dla kilkudziesięciu dostawców, nie porówna ręcznie każdego rachunku z historią. Nie dlatego, że jest nieuważny, ale dlatego, że w tym momencie ma na ekranie dziesiątą fakturę z rzędu. Kontrola, która zależy od pamięci, zawodzi najczęściej wtedy, gdy kwoty są największe i termin najbliższy.
Zestawienie ręcznej kontroli i kontroli w systemie
| Kontrola | Ręcznie | W Oplacasz |
|---|---|---|
| Porównanie z poprzednimi fakturami | otwieranie starych dokumentów | ostrzeżenie o zmianie rachunku względem poprzednich faktur kontrahenta (plan Firma) |
| Biała lista VAT | wyszukiwanie w wykazie | sprawdzenie dla faktury z zapisem daty i identyfikatora zapytania |
| Akceptacja zmiany | wiadomość lub rozmowa bez śladu | zapis w dzienniku przy fakturze |
| Przelew | przepisanie rachunku do banku | paczka z numerem rachunku wziętym z faktury |
Ostrzeżenie zanim faktura trafi do paczki
Oplacasz pobiera faktury zakupowe z KSeF i porównuje rachunek na nowej fakturze z rachunkami z poprzednich faktur tego samego kontrahenta. Plan Firma pokazuje ostrzeżenie o zmianie rachunku, a faktura nie trafia do paczki przelewów, dopóki ktoś jej świadomie nie zatwierdzi. Rachunek jest sprawdzany na białej liście VAT, a wynik zostaje przy dokumencie. Samą paczkę opisuje strona o przelewach zbiorczych z faktur KSeF. Plany i limity są w cenniku.
Kto powinien to wdrożyć
Najbardziej opłaca się to firmom, które płacą kilkudziesięciu dostawcom miesięcznie i mają kilka osób zatwierdzających. Jedna zatrzymana płatność na zły rachunek często przewyższa roczny koszt narzędzia. Kto potrzebuje też porządku w samych księgach, znajdzie wsparcie przy prowadzeniu księgowości przez AI.
Co zrobić, gdy dostawca przysłał fakturę z nowym numerem rachunku?
Nie płać od razu. Zadzwoń do dostawcy na numer z umowy i poproś o potwierdzenie zmiany, a następnie sprawdź nowy rachunek na białej liście VAT. Dopiero po potwierdzeniu zatwierdź fakturę do przelewu i zachowaj ślad tej decyzji.
Czy faktura z KSeF gwarantuje, że rachunek jest prawidłowy?
Nie. KSeF potwierdza przyjęcie faktury do systemu, ale nie weryfikuje, czy rachunek w polu płatności należy do dostawcy. Kontrolę rachunku trzeba wykonać osobno.
Czy biała lista VAT wystarczy?
Biała lista potwierdza, że rachunek jest przypisany do podatnika o danym NIP. Nie powie jednak, że zmiana jest zamierzona. Dlatego warto łączyć ją z porównaniem do poprzednich faktur.