Sprawdzanie podatnika VAT i rachunku przed przelewem
Sprawdzanie podatnika VAT przed przelewem polega na ustaleniu, czy kontrahent ma status czynnego podatnika i czy rachunek z faktury widnieje w wykazie podatników prowadzonym przez Ministerstwo Finansów, czyli na białej liście. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza wykazu koszt nie zostaje zaliczony do kosztów podatkowych, a nabywca odpowiada solidarnie za VAT. Ten wpis pokazuje, jak zrobić sprawdzenie ręcznie, jak robi się je przez API i co zapisać, żeby po latach umieć je udowodnić.
Status podatnika i rachunek to dwie różne kontrole
Status podatnika odpowiada na pytanie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, zwolniony albo niezarejestrowany. Rachunek odpowiada na pytanie, czy numer, na który masz przelać pieniądze, jest przypisany do tego podmiotu w wykazie. Kontrahent może być czynnym podatnikiem, a rachunek z faktury może być już nieaktualny, dlatego obie kontrole robi się razem.
Skąd bierzesz dane
Źródłem jest wykaz podatników VAT udostępniany przez Ministerstwo Finansów. Wyszukasz w nim podmiot po NIP, numerze rachunku albo numerze REGON. Te same dane są dostępne przez publiczne API, z którego korzystają programy do płatności.
Ręczne sprawdzenie jednej faktury
Wejdź do wyszukiwarki wykazu na stronie Ministerstwa Finansów i wpisz NIP kontrahenta. Zobaczysz nazwę, status i listę rachunków. Porównaj numer rachunku z fakturą cyfra po cyfrze, bo jedna pomyłka daje przelew do niewłaściwego odbiorcy.
- Sprawdź status podatnika.
- Sprawdź, czy rachunek z faktury jest na liście.
- Zapisz datę i godzinę sprawdzenia.
- Zrób zrzut ekranu albo pobierz potwierdzenie.
Gdzie ten sposób przestaje wystarczać
Przy kilkudziesięciu fakturach tygodniowo ręczna kontrola pochłania czas i łatwo o pominięcie. Dochodzi też problem dowodowy: zrzut ekranu bez identyfikatora zapytania trudno połączyć z konkretnym przelewem.
Sprawdzanie masowe
Publiczne API pozwala zapytać o NIP albo o parę NIP i rachunek, a w odpowiedzi zwraca wynik oraz identyfikator zapytania. To właśnie identyfikator zapytania razem z datą jest dowodem, że sprawdzenie zostało wykonane w określonym dniu.
Jak to robi Oplacasz
Dla każdej faktury, która trafia do paczki przelewów, Oplacasz odpytuje to API i zapisuje przy fakturze wynik, datę oraz identyfikator zapytania. Faktura z rachunkiem spoza wykazu nie wchodzi do paczki bez Twojej decyzji. Szczegóły opisuje strona sprawdzanie rachunku na białej liście.
Próg 15 000 zł i skutki
Zgodnie z art. 15d ustawy o CIT oraz art. 22p ustawy o PIT koszt z faktury o wartości powyżej 15 000 zł nie jest kosztem podatkowym, gdy zapłacisz go na rachunek spoza wykazu. Art. 117ba Ordynacji podatkowej wprowadza solidarną odpowiedzialność nabywcy za zaległość VAT sprzedawcy w określonych sytuacjach.
Zawiadomienie ZAW-NR
Jeżeli przelałeś środki na rachunek spoza wykazu, możesz w ustawowym terminie złożyć zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego i zachować prawo do kosztu. Warunki i terminy potwierdź z księgową, bo zależą od konkretnej sytuacji.
Minimum dowodowe
Przy każdej płatności warto zachować kilka informacji, które razem tworzą ślad kontroli.
- NIP kontrahenta i numer rachunku z faktury.
- Wynik sprawdzenia i status podatnika.
- Data i godzina zapytania oraz jego identyfikator.
- Osoba, która zatwierdziła płatność.
Gdzie to trzymać
Najwygodniej przy samej fakturze, tak aby księgowa i kontrola widziały komplet w jednym miejscu. W Oplacasz zapisy są dołączone do faktury i do paczki przelewów, a przelew zatwierdzasz jak zawsze w swoim banku.
Rachunek zmieniony na fakturze
Kontrahent podaje nowy rachunek w fakturze, ale w wykazie nadal widnieje stary. Takiej faktury nie płać bez wyjaśnienia, a nowy numer potwierdź inną drogą niż mail z fakturą.
Płatność z kilku faktur jednym przelewem
Próg 15 000 zł dotyczy transakcji, więc zbiorcza płatność za kilka faktur jednemu dostawcy wymaga uwagi. Najbezpieczniej sprawdzać każdą fakturę osobno.
Jeśli chcesz zobaczyć sprawdzanie na własnych danych, zacznij od planu na stronie cennik, a o pobieraniu faktur przeczytasz w opisie faktur zakupowych z KSeF.