Podwójna płatność faktury i jak jej uniknąć w firmie
Podwójna płatność faktury zdarza się najczęściej wtedy, gdy ta sama faktura dotrze do firmy dwiema drogami: jako plik z KSeF i jako PDF w mailu, a dwie osoby zlecą przelew. Żeby jej uniknąć, trzeba mieć jedno miejsce, w którym faktura ma status zapłacona, oraz kontrolę duplikatów po numerze KSeF, kwocie i kontrahencie, zanim powstanie plik przelewów. Poniżej opisujemy, skąd biorą się duplikaty i co działa przy kilkudziesięciu fakturach tygodniowo.
Ta sama faktura dwiema drogami
Dostawca wystawia fakturę w KSeF, a potem z przyzwyczajenia wysyła jeszcze PDF mailem. Księgowa płaci z KSeF, a asystentka z maila. Obie widzą poprawną fakturę z poprawnym rachunkiem, więc żadna nie ma powodu się zawahać. Dla banku to dwa różne przelewy i oba przejdą.
Korekta, ponowne wystawienie i inny numer
Drugi częsty scenariusz to faktura wystawiona ponownie po pomyłce, już z nowym numerem, ale na te same towary i kwotę. Formalnie to dwa dokumenty. Płacić trzeba jeden, a rozpoznać to musi człowiek, który pamięta wcześniejszą wersję. W firmie z kilkoma osobami zatwierdzającymi tak się nie da.
Płatności partiami
Gdy płatności układa się raz lub dwa razy w tygodniu, faktura może trafić do dwóch kolejnych paczek, bo nikt nie odznaczył jej po pierwszej. Przy ręcznych listach w arkuszu to codzienność.
Trzy dane, które muszą się zgadzać
Skuteczna kontrola nie porównuje samego numeru faktury, bo ten wystawca może zmienić. Porównuje trzy rzeczy naraz.
- numer KSeF, który jest unikalny w całym systemie,
- kwotę brutto,
- kontrahenta (NIP) i jego rachunek.
Jeżeli zgadzają się wszystkie trzy, faktura jest tym samym dokumentem. Jeżeli kontrahent i kwota są takie same, a numer inny, system powinien zatrzymać płatność do sprawdzenia, bo to może być ponowne wystawienie.
Jeden status w jednym miejscu
Najprostszy sposób to nie trzymać statusu płatności w głowie ani w mailach. Faktura po zatwierdzeniu wchodzi do paczki, a po wczytaniu wyciągu jest oznaczona jako zapłacona. Do kolejnej paczki ta sama faktura już nie trafi.
Co robić z fakturą już zapłaconą dwa razy
Wystąp do dostawcy o zwrot albo o zaliczenie nadpłaty na poczet kolejnej faktury i zachowaj potwierdzenia obu przelewów. Łatwiej to zrobić, gdy w tytule obu przelewów jest ten sam numer KSeF, bo kontrahent od razu widzi, o który dokument chodzi.
Ostrzeżenie przed drugą płatnością
W planie Firma Oplacasz porównuje numer KSeF, kwotę i kontrahenta każdej nowej faktury z dokumentami już w systemie. Ten sam numer, ta sama kwota i ten sam kontrahent dają ostrzeżenie przed drugą płatnością. Ostrzeżenie widzi osoba zatwierdzająca, zanim faktura trafi do paczki przelewów.
Paczka tylko z zatwierdzonych faktur
Plik przelewów w formacie Elixir-0, CSV lub XML powstaje wyłącznie z faktur zatwierdzonych i jeszcze niezapłaconych. Szczegóły opisuje strona o paczce przelewów, a sam proces od faktury do pliku strona o przelewach zbiorczych z faktur KSeF. Przelew zatwierdzasz w swoim banku, Oplacasz go nie wykonuje.
Zapis, kto i kiedy zatwierdził
Przy każdej fakturze zostaje zapis akceptacji. Gdy po miesiącu pojawia się pytanie, dlaczego zapłacono dwa razy, wiadomo, kto zatwierdził i na jakiej podstawie. Dla firm z większą liczbą działów pomaga akceptacja faktur kosztowych według kwoty i działu.
Dopasowanie płatności do faktury
Nawet z kontrolą przed przelewem warto raz w tygodniu przejrzeć wyciąg pod kątem dwóch identycznych kwot do tego samego odbiorcy w krótkim czasie. Jeśli wyciąg trzeba najpierw wyciągnąć z PDF do arkusza, pomoże konwerter wyciągów bankowych do Excela. Numer KSeF w tytule przelewu pozwala potem szybko znaleźć fakturę, której dotyczy każda pozycja.
Co ustalić w firmie
Dobrze działa kilka zasad.
- Faktury płaci się tylko z jednego źródła, czyli z listy zatwierdzonych dokumentów, a nie z maili.
- PDF z maila traktuje się jako kopię, nie jako podstawę płatności.
- Ponownie wystawiona faktura wymaga wzmianki, którą wcześniejszą zastępuje.
- Jedna osoba odpowiada za zamknięcie paczki i oznaczenie jej jako wysłanej do banku.
Prosty rachunek
Jedna podwójna płatność na kilka tysięcy złotych blokuje pieniądze do czasu zwrotu, a przy upadającym dostawcy może się nie odzyskać wcale. Koszt narzędzia, które zatrzymuje duplikat, jest zwykle mniejszy niż jedna taka pomyłka w roku. Zakres planów i limity faktur znajdziesz w cenniku.
Jak sprawdzić, czy faktura została już zapłacona?
Sprawdź jej status w jednym rejestrze faktur, a nie w poczcie. Faktura po wczytaniu wyciągu jest oznaczona jako zapłacona. Gdy takiego rejestru nie ma, wyszukaj w historii rachunku po numerze KSeF, kwocie i nazwie kontrahenta.
Czy dostawca musi zwrócić podwójną płatność?
Nadpłata nie należy się dostawcy, więc może ją zwrócić albo zaliczyć na kolejną fakturę. Zwykle wymaga to pisma z potwierdzeniem obu przelewów. Sprawy spornej kwoty rozstrzyga umowa z dostawcą.
Czy numer KSeF wystarczy do wykrycia duplikatu?
Numer KSeF jest unikalny, więc ten sam numer oznacza ten sam dokument. Nie wykryje jednak faktury wystawionej ponownie pod nowym numerem. Dlatego porównuje się go razem z kwotą i kontrahentem.