Elektroniczny obieg dokumentów w firmie zaczyna się od faktur
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie najszybciej wprowadza się od dokumentów, których jest najwięcej i które kończą się płatnością: faktur kosztowych, korekt i not. Oplacasz obsługuje je od pobrania z KSeF do paczki przelewów, z opisem kosztu i akceptacją według zasad firmy. Zaczynasz od faktur, bo tam każdy błąd kosztuje pieniądze.
Najwięcej dokumentów i najwyższa stawka
Faktury kosztowe wpływają codziennie, wymagają decyzji kilku osób i kończą się przelewem. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza białej listy firma ryzykuje utratę kosztu podatkowego (art. 15d CIT, art. 22p PIT) i solidarną odpowiedzialność za VAT (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Dlatego obieg dokumentów zaczyna się właśnie tu.
Jedna kolejka dla różnych dokumentów
W Oplacasz w jednej kolejce są faktury zakupowe, faktury korygujące i noty. Korekta jest powiązana z fakturą pierwotną, a pozycje do zapłaty widać razem. Więcej o samych fakturach kosztowych znajdziesz na osobnej stronie.
- faktury z KSeF w formacie XML FA(3),
- faktury w PDF i ze skanu,
- korekty powiązane z fakturą pierwotną,
- noty księgowe i obciążeniowe.
Kto, na co i dla kogo
Każdy dokument dostaje opis kosztu: dział, miejsce powstawania kosztów i krótką notatkę. Księgowa nie dopytuje, czego dotyczy zakup, bo odpowiedź jest zapisana przy dokumencie. Opis przechodzi razem z fakturą do eksportu do programu księgowego w planie Firma.
Każda decyzja ma ślad
Dokument przechodzi akceptację według kwoty, działu i kontrahenta, a historia pokazuje, kto zatwierdził koszt i kiedy. Zasady opisuje strona elektroniczny obieg faktur. W planie Grupa dostępny jest pełny dziennik zdarzeń z eksportem.
Paczka przelewów z kontrolą rachunku
Zatwierdzone dokumenty trafiają do paczki przelewów, a rachunki kontrahentów są sprawdzane na białej liście VAT przez publiczne API Ministerstwa Finansów. Oplacasz nie wykonuje przelewów, paczkę zatwierdzasz w banku. Plany i limity są w cenniku.
Czy Oplacasz obsługuje dokumenty inne niż faktury?
Obsługujemy faktury kosztowe, korekty i noty związane z płatnością. Umowy i dokumenty kadrowe nie należą do zakresu produktu.
Od jakiego planu działa akceptacja dokumentów?
Akceptacja jednoetapowa jest w planie Start, wieloetapowa według kwoty, działu i kontrahenta w planie Firma.
Czy opis kosztu trafia do księgowości?
Tak. W planie Firma opis kosztu jest częścią eksportu do programu księgowego w formacie CSV lub XML.
Czy dokumenty zostają w historii?
Tak. Historia decyzji jest zapisana przy każdym dokumencie.