Termin płatności faktury, przepisy i plan przelewów
Termin płatności faktury ustalają strony w umowie albo na fakturze, a przepisy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wyznaczają granice, których nie wolno przekroczyć bez uzasadnienia. Spóźnienie kosztuje odsetki i psuje relację z dostawcą, a przedwczesny przelew zabiera płynność. Poniżej opisujemy zasady ogólnie i pokazujemy, jak ułożyć tygodniowy plan przelewów.
Umowa, faktura, przepisy
Termin najczęściej wynika z umowy albo z zapisu na fakturze. Gdy go brak, stosuje się zasady ogólne, według których należność spełnia się w rozsądnym czasie, a w transakcjach handlowych obowiązują dodatkowe ograniczenia. Szczegóły zależą od wielkości stron i rodzaju kontrahenta, więc przy dłuższych terminach sprawdź umowę.
Co oznacza dzień zapłaty
Za dzień zapłaty zwykle uznaje się dzień obciążenia rachunku dłużnika lub uznania rachunku wierzyciela, zależnie od umowy. Zapisz w procedurze, który wariant stosujesz, bo przelew z piątku bywa księgowany w poniedziałek.
Data otrzymania i data wystawienia
Faktura ustrukturyzowana trafia do systemu w momencie przyjęcia, a nabywca widzi ją po pobraniu. Termin płatności zapisany w treści pliku XML w formacie FA(3) możesz odczytać automatycznie, co oszczędza przeglądanie dokumentów. Pobieranie opisuje strona odbieranie faktur z KSeF.
Pozycje, które zmieniają termin
Korekta faktury, zaliczka albo faktura zbiorcza potrafią zmienić termin lub jego podstawę. Dlatego w obiegu warto widzieć faktury skorygowane obok oryginałów.
Po co plan
Dwa lub trzy przebiegi przelewów w tygodniu pozwalają trzymać terminy i kontrolować stan konta. Plan polega na tym, że w poniedziałek wybierasz faktury, których termin przypada do końca tygodnia, a dopiero potem składasz paczkę.
Jak ułożyć kolejność
- Najpierw faktury, których termin mija w najbliższych dniach.
- Potem płatności z karą lub odsetkami w umowie.
- Następnie faktury z rabatem za wcześniejszą zapłatę, jeśli przynosi on realną korzyść.
- Na końcu pozostałe, z zapasem na dni wolne.
Dzień przed przelewem
Przed każdym przebiegiem sprawdź rachunek kontrahenta na białej liście, szczególnie powyżej 15 000 zł brutto, i oznacz przelewy, które mają iść w podzielonej płatności.
Terminy w kalendarzu
W planie Firma Oplacasz pokazuje kalendarz płatności z terminami faktur, a duplikaty są wychwytywane zanim faktura trafi do paczki. Plan Start nie zawiera kalendarza ani wykrywania duplikatów. Zakres funkcji porównasz w cenniku.
Paczka na wybrany dzień
Zatwierdzone faktury z wybranym terminem trafiają do paczki do importu w banku, na przykład w formacie Elixir-0 albo CSV. Przelew zatwierdzasz w banku. Zasady składania paczki opisuje strona płatności masowe.
Za późno albo za wcześnie
Faktura przeleżała w skrzynce, a nikt nie widział terminu. Albo przelew poszedł za wcześnie, bo nikt nie sprawdził warunków umowy. Wspólny obieg z akceptacją i terminem zmniejsza oba ryzyka.
Brak śladu decyzji
Gdy nie wiesz, kto zatwierdził płatność, trudno wyjaśnić spór z dostawcą. Zapis akceptacji przy fakturze jest tym śladem.