KSeF testowy, jak sprawdzić pobieranie faktur kosztowych przed startem
KSeF testowy to środowisko udostępnione przez Ministerstwo Finansów, w którym można ćwiczyć wystawianie i odbieranie faktur bez skutków podatkowych. Dla działu kosztów najważniejsze jest pytanie, czy faktury zakupowe dotrą do Ciebie w całości i czy da się z nich zrobić przelew. Poniżej lista rzeczy do sprawdzenia przed pracą na prawdziwych dokumentach.
Po co środowisko testowe
Środowisko testowe działa na osobnych danych, więc pomyłka nie wpływa na rozliczenia. Pozwala sprawdzić, jak wygląda plik XML w schemacie FA(3), jak działa uwierzytelnienie i ile trwa przyjęcie dokumentu. Faktury testowe nie są fakturami w rozumieniu przepisów, dlatego nie wolno ich księgować ani płacić.
Co sprawdzić w pobieraniu faktur kosztowych
Dobry test odpowiada na pięć pytań.
- czy nadany dostęp widzi faktury, w których firma jest nabywcą
- czy plik XML jest kompletny, z rachunkiem sprzedawcy i terminem płatności
- czy każda faktura ma numer KSeF i da się go odnaleźć w opisie przelewu
- czy kolejne pobranie nie dubluje dokumentów już odebranych
- czy faktury z adnotacją o podzielonej płatności są rozpoznane
Token i uprawnienia
Do odbierania faktur potrzebny jest dostęp nadany w KSeF. Najczęściej jest to token wygenerowany w aplikacji podatnika, z uprawnieniem do przeglądania faktur. Nadaj tylko ten zakres, którego potrzeba do odczytu, bo token do wystawiania faktur nie jest potrzebny w obiegu kosztów. Uprawnienia ma osoba upoważniona do działania w imieniu firmy, a przy biurze rachunkowym uprawnienie nadaje klient. Kroki opisujemy na stronie odbieranie faktur z KSeF.
Jak przetestować przelew z faktury
Sam odbiór faktury to połowa drogi. Weź plik XML w formacie FA(3) i sprawdź, jak z jego danych powstaje przelew: rachunek, kwota, tytuł z numerem faktury. W Oplacasz możesz wgrać do trzech plików XML na stronie głównej i zobaczyć pierwszy przelew wraz z wynikiem sprawdzenia rachunku na białej liście oraz oceną split payment. Potem zakładasz konto i podłączasz prawdziwy dostęp do KSeF.
Typowe problemy w teście
- token wygasł albo ma zbyt wąski zakres
- faktura jest wystawiona na inny NIP niż ten, dla którego pobierasz
- brak rachunku w pliku, bo sprzedawca nie wypełnił pola płatności
- ten sam dokument widać dwa razy po ponownym pobraniu
Przy pierwszym uruchomieniu na produkcji wróć do tej listy. Plany z limitami faktur opisuje cennik.
Kiedy przejść na dane produkcyjne
Gdy test pokaże, że faktury są kompletne, a przelew składa się poprawnie, przejdź na dostęp produkcyjny. Zacznij od jednego NIP i jednego rachunku bankowego, sprawdź pierwszą partię faktur i dopiero potem dodawaj kolejnych użytkowników oraz reguły akceptacji. Zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF terminy dla poszczególnych grup podatników wynikają z ustawy, więc przygotuj dostęp wcześniej, niż pierwsza faktura od kontrahenta faktycznie przyjdzie.
Kto powinien testować
Test obejmuje dwie role. Osoba odpowiedzialna za dostęp w KSeF nadaje uprawnienia i generuje token, a księgowa sprawdza, czy dane faktur wystarczą do przelewu. Warto, żeby w teście wzięła udział także osoba zatwierdzająca koszty, bo to ona zobaczy, czy dokument pokazuje wszystko, co potrzebne do decyzji. Całość nie zajmuje więcej niż jedno popołudnie, jeśli masz kilka plików XML do sprawdzenia.
Jak ocenić wynik testu
Test uznaj za udany, gdy każda faktura testowa została odebrana raz, ma numer KSeF, kompletne dane płatnicze i trafia do przelewu bez ręcznych poprawek. Zanotuj, ile trwa odbiór i jakie błędy się pojawiły, bo te same punkty sprawdzisz na dostępie produkcyjnym. Oplacasz pobiera faktury zakupowe z KSeF co 15 minut, więc w pracy codziennej nie musisz pamiętać o ręcznym odświeżaniu.
Co zostaje po teście
Po teście masz gotową listę uprawnień, osobę odpowiedzialną za token i sprawdzoną ścieżkę od faktury do przelewu. To wystarczy, aby w dniu pierwszej prawdziwej faktury działać spokojnie, bez nerwowego szukania dostępu. Pamiętaj, że przelew zawsze zatwierdzasz w swoim banku, a Oplacasz przygotowuje plik do importu.