KSeF faktury zagraniczne, jak opłacać koszty spoza KSeF
KSeF faktury zagraniczne to temat, który zaskakuje wiele firm: faktura od kontrahenta bez siedziby w Polsce nie jest wystawiana w KSeF, więc nie pojawi się wśród dokumentów pobranych z systemu. Dostajesz ją jako PDF albo skan, a obowiązki podatkowe i płatnicze nadal Cię dotyczą. Wyjaśniamy, co trafia poza KSeF i jak mieć te koszty w jednym obiegu z krajowymi.
Kontrahent bez siedziby w Polsce
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników krajowych, a zagraniczny dostawca nie loguje się do KSeF. Jego dokument ma własny format, zwykle PDF, czasem wiadomość mailowa z załącznikiem albo faktura w panelu usługodawcy.
Inne dokumenty spoza systemu
Poza KSeF zostają też rachunki i faktury, które z mocy przepisów lub zasad przejściowych nie podlegają wystawieniu w systemie. Ich zakres zależy od harmonogramu wdrożenia obowiązku, więc sprawdzaj aktualne przepisy lub zapytaj księgową.
Import usług i odwrotne obciążenie
Przy usługach od dostawcy z zagranicy VAT rozlicza zwykle nabywca, co oznacza, że na fakturze nie widzisz polskiego VAT, a Ty ujmujesz go w deklaracji. Zasady zależą od rodzaju usługi i kraju dostawcy, dlatego ostateczne zaksięgowanie zostaw księgowej.
Dokument kosztowy
Faktura zagraniczna jest podstawą zaliczenia kosztu na zasadach ogólnych, o ile spełnia wymogi dowodowe. Warto dopisać opis kosztu, dział i osobę, która potwierdziła wykonanie usługi.
- Zachowaj plik oryginalny.
- Opisz, czego dotyczy wydatek.
- Zapisz kurs waluty użyty do przeliczenia.
- Zachowaj dowód zapłaty z banku.
Biała lista nie obejmuje dostawcy zagranicznego
Wykaz Ministerstwa Finansów dotyczy podatników zarejestrowanych w Polsce, więc zagraniczny rachunek nie podlega tej kontroli w ten sam sposób. To nie znaczy, że można pominąć ostrożność: numer IBAN i dane odbiorcy warto potwierdzić niezależnie od maila z fakturą.
Split payment i waluta
Podzielona płatność dotyczy krajowych transakcji między podatnikami, więc zwykle nie obejmuje faktur od dostawców zagranicznych. Przelew w obcej walucie lub do banku za granicą wykonujesz w swoim banku według jego zasad.
KSeF i PDF w jednym obiegu
Oplacasz pobiera faktury z KSeF i jednocześnie przyjmuje dokumenty w PDF, także od dostawców zagranicznych. Z pliku odczytuje dane faktury, a Ty poprawiasz to, co wymaga ręcznej korekty. Dalej dokument przechodzi akceptację tak samo jak faktura z KSeF.
Czego Oplacasz nie robi
Oplacasz nie wykonuje przelewów i nie rozlicza VAT za Ciebie. Przygotowuje paczkę przelewów dla płatności krajowych, a zagraniczne zostają w obiegu jako zatwierdzone dokumenty do zapłaty w banku. Więcej o dokumentach kosztowych znajdziesz na stronie faktury kosztowe.
Cztery kroki
1. Wprowadź fakturę zagraniczną do obiegu zaraz po otrzymaniu.
2. Dopisz opis kosztu i przypisz osobę akceptującą.
3. Zaplanuj płatność z dopasowaniem do terminu i waluty.
4. Zachowaj plik, akceptację i dowód zapłaty.
Podobny proces dla dokumentów krajowych opisuje strona faktury zakupowe z KSeF, a ceny planów znajdziesz w cenniku.