UPO KSeF, co potwierdza i kiedy go potrzebujesz
UPO KSeF to urzędowe poświadczenie odbioru, które system wystawia po przyjęciu faktury albo wsadu faktur i które potwierdza fakt oraz czas przyjęcia dokumentu. Nie jest dowodem zapłaty ani akceptacji kosztu. Wyjaśniamy, kiedy UPO jest potrzebne sprzedawcy, co z nim robi nabywca i jak ma się do płatności.
Poświadczenie przyjęcia faktury
Urzędowe poświadczenie odbioru jest dokumentem wygenerowanym przez KSeF. Zawiera dane identyfikujące przesłany dokument, w tym numer KSeF nadany fakturze, oraz datę i godzinę przyjęcia. Potwierdza, że system przyjął fakturę do obiegu.
Czego UPO nie potwierdza
UPO nie mówi, że faktura jest prawidłowa merytorycznie, że kontrahent ją zaakceptował ani że została opłacona. Potwierdza wyłącznie przyjęcie pliku przez system.
Sprzedawca
Sprzedawca wysyła fakturę do KSeF i to on otrzymuje UPO jako dowód wysyłki oraz momentu przyjęcia. Warto je przechowywać razem z fakturą na wypadek sporu o termin wystawienia.
Nabywca
Nabywca zwykle nie potrzebuje UPO do księgowania kosztu, bo podstawą jest sama faktura z numerem KSeF. Może się ono przydać, gdy kontrahent twierdzi, że fakturę wystawił wcześniej, albo gdy trzeba udowodnić datę otrzymania dokumentu. Zasady szczegółowe zależą od przepisów i harmonogramu wdrożenia, więc w razie wątpliwości zapytaj księgową.
Jak łączą się oba elementy
Numer KSeF identyfikuje fakturę w systemie, a UPO jest potwierdzeniem jej przyjęcia. Numer widzisz na fakturze i w pobranym pliku. Ten sam numer można umieścić w opisie przelewu, co ułatwia powiązanie płatności z dokumentem.
- Numer KSeF identyfikuje dokument.
- UPO potwierdza przyjęcie.
- Przelew z numerem w opisie łączy płatność z fakturą.
- Wyciąg bankowy potwierdza samą zapłatę.
Dwa osobne dowody
Dowodem zapłaty jest potwierdzenie przelewu z banku, a dowodem przyjęcia faktury przez system jest UPO. Nie zastępują się nawzajem. W razie sporu z dostawcą pokazujesz fakturę, akceptację wewnętrzną, kontrolę rachunku i potwierdzenie przelewu.
Zestaw dokumentów przy fakturze
Dobrze jest, gdy przy fakturze leżą razem plik XML, numer KSeF, zapis akceptacji, wynik sprawdzenia rachunku na białej liście z datą i identyfikatorem zapytania oraz paczka przelewów. Dzięki temu cały proces jest czytelny dla księgowej i dla kontroli.
Dane faktury i dziennik
Oplacasz pobiera faktury z KSeF i przechowuje przy nich numer KSeF oraz historię decyzji: kto zaakceptował, kiedy i na jakiej podstawie. Do paczki przelewów trafiają tylko zatwierdzone faktury, a przelew zatwierdzasz w swoim banku. Szczegóły pobierania opisuje strona ksef faktury zakupowe.
Połączenie z KSeF
Połączenie z systemem odbywa się tokenem, a w kolejnych etapach także certyfikatem, zgodnie z harmonogramem wdrożenia. Opis znajdziesz na stronie KSeF API w Oplacasz, a plany i limity w cenniku.
Sytuacje praktyczne
- Spór o datę wystawienia lub otrzymania faktury.
- Wątpliwość, czy faktura została przyjęta przez system.
- Wymóg dokumentacji przy kontroli.
- Uzgodnienie z kontrahentem po awarii wysyłki.