Numer KSeF na przelewie i w opisie płatności
Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury ustrukturyzowanej, nadawany przez system po jej przyjęciu. Ma 35 znaków i zawiera NIP wystawcy, datę oraz część techniczną z sumą kontrolną. Ten wpis wyjaśnia, skąd go wziąć, gdzie się pojawia i czy musi być w tytule przelewu.
Czym jest numer KSeF
Numer KSeF różni się od numeru faktury. Numer faktury nadaje wystawca według własnej numeracji, a numer KSeF nadaje system i nie powtarza się w całym obiegu. Dzięki temu dwie faktury o tym samym numerze od różnych dostawców nie zlewają się w jedną, a jeden dokument da się jednoznacznie wskazać w rozmowie z kontrahentem.
Z czego składa się numer
Numer ma stałą długość 35 znaków łącznie z łącznikami i układ znany z dokumentacji Ministerstwa Finansów.
- NIP wystawcy
- data przyjęcia w formacie rok, miesiąc, dzień
- część techniczna nadana przez system
- dwuznakowa suma kontrolna
Gdzie pojawia się numer KSeF
Odnajdziesz go w danych faktury w aplikacji KSeF i w wizualizacji faktury, jeśli wystawca ją generuje. Jest też w potwierdzeniu przyjęcia dokumentu przez system. W obiegu kosztów to właśnie numer KSeF wiąże plik XML z wpisem w księgach, z akceptacją i z płatnością.
Czy numer KSeF musi być w tytule przelewu
Przepisy nie nakazują wpisywania numeru KSeF do tytułu zwykłego przelewu. Wpisanie go jest jednak dobrą praktyką, bo ułatwia dopasowanie płatności do faktury i odnajdywanie przelewu na wyciągu. Przy przelewie w podzielonej płatności komunikat ma osobne wymagane dane: kwotę VAT, kwotę brutto, NIP dostawcy i numer faktury. Szczegóły opisuje strona przelewy split payment.
Jak numer KSeF trafia do opisu przelewu w Oplacasz
Oplacasz pobiera fakturę z KSeF razem z numerem i składa tytuł przelewu z numeru faktury oraz numeru KSeF. Nie przepisujesz 35 znaków ręcznie, więc nie ma pomyłek w pojedynczej cyfrze. Numer służy też do wykrywania duplikatów w planie Firma: ten sam numer KSeF, ta sama kwota i ten sam kontrahent dają ostrzeżenie przed drugą płatnością. Gotowy plik pobierasz jako paczkę przelewów w formacie Elixir-0, CSV albo XML i importujesz w banku, gdzie zatwierdzasz przelew. Zakres planów znajdziesz w cenniku.
Praktyczna wskazówka
Jeżeli bank ogranicza długość tytułu, numer KSeF umieść na początku, a numer faktury po nim. Wtedy najważniejszy identyfikator nie zostanie obcięty. Przy opłacaniu faktur w partii sprawdź na próbie kilku przelewów, jak bank wyświetla tytuł po imporcie.
Numer KSeF a kontrola płatności
W razie pytań kontrahenta o płatność wystarczy podać numer KSeF faktury, a on odnajdzie dokument bez opisywania daty i kwoty. Ten sam numer pomaga księgowej przy uzgadnianiu wyciągu: przelew z numerem w tytule łatwo dopasować do pozycji w rozrachunkach. Przy fakturach korygujących pamiętaj, że korekta ma własny numer KSeF, więc w tytule przelewu powinien widnieć numer dokumentu, który faktycznie opłacasz.
Najczęstsze błędy z numerem KSeF
Do pomyłek dochodzi głównie przy ręcznym przepisywaniu i kopiowaniu z wizualizacji. Zdarza się pominięty łącznik, zamieniona litera albo ucięty koniec numeru. Taki tytuł przelewu nie pozwala dopasować płatności do faktury, a księgowa traci czas na szukanie. Najprościej wyeliminować ten krok i brać numer prosto z pobranej faktury, bez ręcznego przepisywania.
Numer KSeF w dokumentacji księgowej
Numer KSeF warto zachować przy każdej fakturze w ewidencji i w eksporcie do programu księgowego. W planie Firma eksportujesz dane do programu księgowego w formacie CSV lub XML, a numer wchodzi do eksportu razem z kwotami. Po imporcie wyciągu zapłacone faktury są oznaczane, więc widać, które dokumenty z KSeF czekają jeszcze na przelew.
Podsumowanie
Numer KSeF to klucz do faktury w całym obiegu: od odbioru, przez akceptację i sprawdzenie rachunku, po tytuł przelewu i uzgodnienie wyciągu. Nie musisz go przepisywać, jeśli korzystasz z pobierania faktur z KSeF.